Giao tiếp vẫn luôn là yếu tố mở đường, quyết định cho sự thành công hay thất bại trong mọi mối quan hệ. Ngôn ngữ trong giao tiếp chính là điều kiện tiên quyết để xây dựng nên chuẩn mực trong văn hóa sống và giao tiếp hằng ngày của con người. Tuy nhiên, để giao tiếp thành công, tạo thiện cảm với người đối diện và đạt được mục đích đề ra thì đòi hỏi phải có nghệ thuật và kỹ năng giao tiếp thuyết phục.

Vậy những kiến thức và kỹ năng cần thiết để giao tiếp một cách có hiệu quả và chuyên nghiệp, góp phần tạo nên vị thế, hình ảnh và thương hiệu cá nhân cũng như của doanh nghiệp là gì?. Dưới đây Cuộc Sống Đúng Nghĩa chia sẻ một số điểm mấu chốt quan trọng trong quá trình giao tiếp hiệu quả và chuyên nghiệp, được trích từ một phần những kiến thức trong khoá học đào tạo kỹ năng giao tiếp và trình bày chuyên nghiệp do Trung Tâm Cuộc Sống Đúng Nghĩa tổ chức.

> Giao tiếp một kỹ năng mềm quan trọng

>

Chú ý tới các dấu hiệu phi ngôn ngữ: 
Con người có thể có nhiều cách để diễn đạt thông tin như giao tiếp bằng mắt, cử chỉ, dáng điệu, chuyển động cơ thể và âm lượng của giọng nói. Ngoài ý nghĩa của ngôn từ, tất cả những tín hiệu trên đều có thể phát đi những thông tin quan trọng. Chú ý kỹ tới những hành động phi ngôn ngữ của người khác sẽ giúp bạn cải thiện được kỹ năng giao tiếp của mình.

Chú ý tới âm lượng của giọng nói: Sự nhấn nhá, lên giọng xuống giọng, Âm lượng giọng nói của bạn có thể truyền đạt được một lượng lớn thông tin, thể hiện sự nhiệt tình hay thờ ơ của bạn. Hãy chú ý xem âm lượng giọng nói của bạn tác động thế nào tới phản ứng của người khác đối với bạn và cố gắng sử dụng âm lượng của giọng nói để nhấn mạnh những ý tưởng mà bạn muốn diễn đạt.
Ví dụ nếu bạn muốn bày tỏ sự thích thú tới một điều gì đó, hãy sử dụng một giọng nói sôi nổi, nhiệt tình tạo cho dối phương sự hứng thú giống bạn, để bạn có cơ hội đào sâu vào tâm lý của đối phương.

Sử dụng phương thức giao tiếp bằng mắt: Khi một người không nhìn vào mắt người khác trong khi giao tiếp thì anh ta có vẻ như đang muốn lảng tránh hoặc cố tình che giấu một điều gì đó. Mặt khác, giao tiếp bằng mắt quá nhiều có thể bị xem là một sự đối đầu và dọa nạt. Giao tiếp bằng mắt là một phần quan trọng của quá trình giao tiếp nhưng bạn cũng nên nhớ rằng đừng nhìn chằm chằm vào mắt người khác. Giao tiếp bằng mắt bao nhiêu là đủ? Một số chuyên gia về giao tiếp khuyên rằng khoảng thời gian cho mỗi lần giao tiếp bằng mắt nên kéo dài 4-5 giây. Khi giao tiếp với nhau, nếu bạn cảm thấy không thoải mái hay căng thẳng khi phải nhìn trực tiếp vào mắt người khác hãy tìm một điểm khác trên mặt của họ làm bạn thấy dễ chịu hơn khi nói chuyện. Nhưng bạn phải nhớ là đừng để cho người bạn đang giao tiếp nhận ra bạn không nhìn trực tiếp vào mắt họ

Kỹ năng lắng nghe hiệu quả: Nếu bạn có thể liệt kê những vấn đề trong mối quan hệ đang làm bạn khó chịu thì hãy xé nó ngay lập tức. Hãy làm nó bốc hơi với những yêu cầu và bạn sẽ đẩy đối tác vào thế phòng thủ. Để khởi sự một cuộc nói chuyện tốt, hãy bắt đầu bằng một câu hỏi hay dù là bạn phải bắt đầu với một câu hỏi chung chung về mối quan hệ của hai bạn và chuẩn bị sẵn sàng để lắng nghe.

Tôn trọng những điểm khác nhau: Nếu bạn luôn tán đồng mọi thứ, thì đó sẽ là một mối quan hệ tẻ nhạt. Sự xung đột về ý kiến là một điều lành mạnh. Nó cho cho thấy bạn là một cá nhân độc lập, có khả năng hình thành niềm tin của riêng mình cũng như tranh luận về chúng. Mặc dù bạn không đồng ý với ai đó về những vấn đề chính trong cuộc sống thì sự tôn trọng lẫn nhau sẽ động viên bạn tìm được hướng giải quyết.

Gặp nhau ở điểm giữa: Thỏa hiệp là điều cốt yếu khi cần đàm phán cách thức giải quyết vấn đề trong bất cứ mối quan hệ nào. Một đôi tai biết lắng nghe và tôn trọng quan điểm của đối tác tình cảm sẽ giúp bạn giữ được cuộc nói chuyện với người ấy. Linh hoạt, mềm dẻo là yếu tố cần để giúp hai bạn tìm gặp nhau ở điểm giữa của lối đi tìm giải pháp.

Để cuộc nói chuyện đi đến kết quả như bạn mong muốn, bạn cần đặt mình vào tâm trạng và hoàn cảnh của người bạn đang nói chuyện để hiểu họ hơn. Lắng nghe giúp bạn hiểu được những điều họ nói và cả những điều họ không nói ra. Để hiểu được đối phương bạn cần:

• Tập trung vào người đang nói, hướng người về phía trước thể hiện bạn đang lắng nghe họ. Không nên ngắt lời, đưa ra nhận xét hay bình phẩm khi họ đang nói.
• Khi người nói vừa dứt lời, đừng nên đáp lại ngay. Dừng lại một lúc trước khi nói giúp bạn hiểu người nói ở mức độ cao hơn.

Đặt câu hỏi. Bạn không nên nghĩ rằng mình hiểu hết những gì mới nghe thấy. Nếu có bất kỳ khúc mắc nào, đừng ngại hỏi lại “Có phải ý bạn là…?”. Nếu không chắc những gì mình đã nghe hãy lập lại những lời đó để xác nhận với người nói, ví dụ “Bạn đã nói… Như vậy có đúng không?”.  Những câu hỏi này sẽ giúp bạn tránh hiểu nhầm và cũng thể hiện sự quan tâm, lắng nghe của bạn.

Nhận thức được tầm quan trọng của  kỹ năng giao tiếp trong công việc và cuộc sống cũng như mong muốn giúp cá nhân, doanh nghiệp nâng cao chất lượng các mối quan hệ trong cuộc sống, công việc, phát triển cá nhân, đạt hiệu quả kinh doanh thông qua kỹ năng quan trọng này, Trung tân tư vấn và đào tạo Cuộc Sống Đúng Nghĩa đã nghiên cứu, thiết kế và biên soạn chương trình đào tạo “Kỹ năng Giao tiếp và trình bày Hiệu quả” để giới thiệu với quý doanh nghiệp, tổ chức cá nhân trong và ngoài nước.